Fakturace

Pro účetní potřeby jsou zákazníkům vystavovány dva druhy dokladů - faktura a výzva. Níže jsou popsány oba doklady, jejich rozdíly a specifika, včetně postupu placení a řešení problémů.

Faktura je daňovým dokladem o zaplacení vyznačené částky. Pokud faktuře předcházela výzva, je faktura dokladem o tom, že částka byla zaplacena. Pokud zákazník nedostává výzvy k zaplacení, platí dlužnou částku při obdržení faktury.

Na následujícím obrázku je příklad faktury

1. typ dokladu - může být „Faktura, daňový doklad“ nebo „Výzva k platbě“ (podrobnosti viz. výzva)
2. údaje o plátci - jméno a fakturační adresa zákazníka, pokud údaje nesouhlasí viz. Změny kontaktních údajů
3. číslo faktury (nebo výzvy) - může být shodné s variabilním symbolem, slouží k orientaci
4. variabilní symbol - unikátní číslo kterým účetní systém identifikuje platbu, musí být správně zadáno při provádění platby
5. datum splatnosti - do kdy má být dlužná částka zaplacena
6. účtované období - období za které je faktura (výzva) vystavena
7. fakturovaná částka - výše fakturované částky

Více informací viz. placení

V některých případech je zákazníkovi odesílána „Výzva k zaplacení“ ¹⁾. Ta neslouží jako daňový doklad a je pouze informací o tom, jakou částku má zákazník uhradit. Jakmile je tato částka uhrazena, je zákazníkovi odeslána vlastní faktura, která mu potom slouží jako daňový doklad o zaplacení uvedené částky.

Výzva je obvykle zasílána zákazníkům, kterým budou služby poskytnuty v budoucnosti na základě úhrady této výzvy. Pokud by mu byla zaslána faktura a ta nebyla uhrazena, měl by s tím dodavatel zbytečné účetní problémy. Zaplacením výzvy k platbě zákazník rovněž potvrzuje objednávku.

Výzva se vizuálně od faktury liší pouze hlavičkou (vyznačena zeleným orámováním). Rozmístění a význam položek je stejný jako má faktura.

Postup placení je stejný v případě výzvy tak v případě přímého placení faktury. Dostáváte-li výzvu potom při obdržení faktury již nic neplaťte.

Placení provádějte pouze převodem nebo vkladem na účet, nepoužívejte k placení služeb složenku české pošty.

• platba musí dorazit na účet příjemce do doby splatnosti (položka 5) ²⁾
• k provedení platby vždy použijte správný variabilní symbol (položka 4)
• číslo účtu příjemce je: 813208001/5500
• jako konstantní symbol použijte 308, není-li na faktuře uvedeno jinak
• placenou částku nikdy nezaokrouhlujte, zadávejte částku uvedenou na faktuře (položka 7)

Pokud Vám bude doručeno faktura, výzva nebo upomínka k platbě, kterou neočekáváte, zjistěte zda se nejedná o některou z následujících situací:

Pokud Vám dorazí upomínka upozorňující na dlužnou částku za období, které považujete za zaplacené, zkontrolujte si ve svých odeslaných platbách, zda máte řádně zaplacena všechna období předchozí. Účetní systém došlé platby automaticky přiřadí k nejstaršímu nezaplacenému období - máte-li tedy nezaplaceno některé starší období bude Vaše aktuální platba přiřazeno k tomuto období a nové období zůstane nezaplacené.

Soustřeďte se v tomto případě na položku 6 - účtované období, která Vám pomůže zjistit skutečný stav věcí.

Jiným důvodem k upomínce může být chybné spárování platby v účetní systému. Pokud jste nesprávně uvedli variabilní symbol při odeslání platby, nebyla v systému správně přiřazena. Zkontrolujte si odchozí platbu a její specifický symbol. Pokud se tento liší od symbolu uvedeného na upomínce (položka 4), kontaktujte nás na telefonním čísle 226 202 277 a platbu Vám vyhledáme a přiřadíme.

Rozlišujte správně fakturu a výzvu - pokud Vám dorazila výzva, kterou jste řádně zaplatili a následně Vám dorazí faktura, není třeba již nic platit. Faktura je pro Vás dokladem o tom, že částka byla správně uhrazena. Placení faktur provádějí pouze zákaznicí, kterým nechodí výzvy.

Soustřeďte se na položku 1 - typ dokladu.

Další problémy s fakturací Vám pomůžeme řešit telefonicky na čísle uvedeném na http://www.trustica.cz v sekci Kontakty, nebo na kontaktním emailu billing@trustica.cz.